Svi mi najviše vidimo ono na što smo najviše fokusirani i svi bez iznimke vidimo samo jedan dio stvarnosti. Upravo zato smo i potrebni jedni drugima – da učimo od drugih o onome na što trenutno nismo fokusirani kako se ne bismo pretjerano zatvorili u svoj vlastiti svijet. Ukoliko ste tek kupili plavi automobil svugdje ćete vidjeti samo plave automobile, trudnice posvuda vide druge trudnice, stomatolozi vjerojatno primjećuju svaku loše napravljenu ljuskicu, učitelji i profesori imaju izraženiju potrebu druge podučavati, računovođe ne mogu odoljeti, a da ne “skoknu” u sudski registar pogledati bilancu tvrtke čijeg su vlasnika upravo upoznali, a djelatnici nekog hotela znaju bez greške procijeniti je li hotel u kojem su odsjeli za vrijeme svog godišnjeg odmora zaista zaslužio zvjezdice koje je dobio.

Projektni menadžeri su dobri u procjenjivanju isplativosti ulaska u neki poduhvat, u svemu vide projekte i znaju procijeniti je li projekt relevantan, je li izvodljiv, kakav je omjer troškova i koristi, je li održiv i je li (dovoljno) inovativan. Znaju i kako se sa svakim dijelom projekta može upravljati (rizicima, vremenom, ljudima, proračunom…), kako uspjeh projekta uvelike ovisi o kvaliteti analize i planiranja te o upravljačkim sposobnostima voditelja projekta te kako za svaki problem postoji mnogo mogućih rješenja/projekata odnosno kako se svaki projekt može dizajnirati na puno različitih načina.

Evo nekoliko primjera projekata: traženje posla, izrada web –stranice, rekonstrukcija glavnog gradskog trga, uvođenje sustava za upravljanje kvalitetom u organizaciju, pripremanje za neko sportsko natjecanje…

U vrijeme kada sam se intenzivno bavila prevođenjem i lekturom na svakom bih plakatu, jelovniku ili u titlovima nekog filma uočavala nespretno prevedene riječi.

Otkada se bavim projektnim menadžmentom primjećujem kako, najčešće zbog straha, krivo (pr)ocjenjujemo rizike i odustajemo od projekata u koje vrijedi ući. Događa se i da ulazimo u projekte u koje se ne isplati ući, no taj je slučaj prema mom iskustvu puno rjeđi. Puno češće propuštamo odlične prilike zbog svoje pasivnosti i zbog uvjerenja da za neki problem postoji samo jedno rješenje i/ili da je neki projekt nemoguće dizajnirati na način da bude isplativ. 

Vjerujem da je to tako zbog toga što ima puno više ljudi koje strahovi paraliziraju negoli onih koji svoje strahove u potpunosti ignoriraju. Kako bilo – niti jedna od dvije navedene krajnosti nije dobra. Strah je odličan mehanizam sve dok nas izaziva na promišljanje prije i na oprez prilikom djelovanja, no ukoliko nas u potpunosti sprječava u djelovanju tada je destruktivan.  

Osobi koja ne zna pravilno procijeniti rizike (o analizi rizika ćemo pisati u idućem članku) i koja prilikom donošenja odluke nema običaj sagledati i prednosti, i nedostatke, i prilike, i prijetnje već je usredotočena isključivo na nedostatke i na prijetnje, će se zbog njenog suženog „vidnog polja“ i mali iskorak u odnosu na njen uobičajeni način razmišljanja i djelovanja učiniti kao nešto neostvarivo. U svom će strahu takva osoba uporno naglašavati samo jednu stranu medalje, nedostatke, probleme i rizike. Kako bi opravdala svoj obično veoma negativan i pesimistički stav često će se takva osoba pozivati na stručnjake, studije i slično, no opet, naravno, navodeći samo nedostatke određenog rješenja i, što je najvažnije, gotovo nikada neće iznijeti neko drugo izvodljivo rješenje.

Osoba kojom njeni strahovi ne upravljaju će učiniti suprotno – ili će iskoračiti iz svoje zone komfora u novo i nepoznato ili će predložiti alternativu iznesenom rješenju. Stoga, kada god vam netko kaže da je nešto nemoguće i počne vam nabrajati razloge zbog kojih nije dobro nešto učiniti, upitajte ga što predlaže kao alternativu? Ako kaže da alternative nema i da se ništa ne može učiniti, znajte da se radi o osobi kojom njeni strahovi upravljaju i koja zbog toga ima suženo vidno polje. Rješenje, naime, uvijek postoji.

Ja volim reći kako su pesimisti ljudi koji rizicima ne upravljaju već ih samo pasivno nabrajaju. Mentalitet projektnog menadžera je suprotan tome. Projektni menadžer mora iza svakog problema vidjeti rješenje, a u svakom riziku više mjera prevencije i korekcije i jednostavno mora biti optimist jer problemi i rizici se ne mogu izbjeći, ali moguće je njima upravljati.

Uspjeh dolazi uglavnom ljudima otvorena uma, onima koji sa svojim i tuđim strahovima debatiraju i pretvaraju ih u svoje saveznike odnosno koriste ih kako bi poboljšali svoj projekt umjesto da dozvole da ih strahovi paraliziraju i spriječe u djelovanju.

Naučite koristiti osnovne alate projektnog menadžmenta kako biste mogli izazvati svoje strahove , ući s njima u debatu i procijeniti koliko su (i)racionalni. Strah je dobar sluga, ali loš gospodar. Zapitajte se stoga – vlada li Vama strah?

Jeste li danas ili u posljednje vrijeme odbacili neki projekt/rješenje jer ste u svom strahu preuveličali rizike i niste napravili temeljitu analizu rizika?

Pretjerano Vas uznemiruje odstupanje od rutine? Uzimate li tuđa mišljenja u obzir ili ih a priori odbacujete i gledate na stvarnost kroz tunel?

Odbijate li tuđa rješenja ne nudeći pritom alternativu? Zazirete li od brainstorminga i traženja više od dva rješenja za jedan problem?

Odbacili ste neki projekt, a da prethodno niste uopće pokušali u dizajn projekta unijeti izmjene kojima ćete izbjeći rizike koji Vam nisu prihvatljivi?

Poslužit ćemo se ovdje jednom engleskom rečenicom: „Don’t throw the baby out with the bath water“. Ne znam koji bi bio točan hrvatski ekvivalent, ali značenje je sljedeće: „Nemojte s vodom iz kade ispustiti i bebu“ odnosno „Nemojte biti prekritični i zanemariti pozitivne aspekte neke stvari.“

Koristite li često riječ nemoguće? Ukoliko je Vaš odgovor da, podsjećam Vas da je Edisonu proradila tek žarulja broj 10 000. Obično ono što opisujemo kao nemoguće nije ništa drugo doli nešto što je itekako moguće, ali u što moramo uložiti više vremena od prosjeka ili jednostavno moramo izaći iz tunela u koji smo se u svom strahu sklonili misleći kako ćemo na taj način izbjeći sve rizike. Izlaskom iz tunela ćemo zasigurno doživjeti brojne neuspjehe, razočaranja i gledati kako se ostvaruju mnogi rizici, no svime navedenim možemo upravljati i u toj neizvjesnosti napredovati i učiti onoliko koliko u tunelu nikada nećemo moći.

Kada Vam netko kaže da nešto nije moguće ne zaboravite da iako njemu nije Vama možda jest. Samo treba pronaći pravi način. Pitanje je samo jeste li spremni uložiti potrebno vrijeme u pronalaženje i provedbu tog načina.

Zatreba li Vam pak savjet pri donošenju neke odluke, pazite od koga ćete ga tražiti i klonite se savjetnika s „tunelskim vidom“. Razmišljajte poput projektnog menadžera. Izazovite svoje i tuđe strahove i uđite s njima u debatu. 

Posebno pripazite čiji savjet tražite u kojoj fazi projekta. U inicijalnoj fazi nemojte tražiti savjet specijalista. Tražite savjet nekoga tko ima širinu, zna sagledati istu projektnu ideju iz različitih kuteva te pronaći način da se s dostupnim resursima postigne željeni efekt. I bježite glavom bez obzira od ljudi koji tvrde da za neki problem nema rješenja ili da postoji samo jedno rješenje – i to obično ono koje je nemoguće izvesti.

 

Autor: Stefania Skender, direktorica

Fotografija: Google images